Se você acompanha o Blog da Mambo WiFi sabe que nós estamos sempre trazendo dicas e novidades para melhorar o trabalho na sua empresa. E hoje não vai ser diferente.
Trago para você 5 estratégias de produtividade para o seu escritório.
São 5 dicas que nós utilizamos todos os dias aqui na Mambo e que certamente vão funcionar para você também.
Então, vem comigo e vamos ver quais são as 5 estratégias de produtividade para o seu escritório.
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1. Faça um mapeamento dos processos
O primeiro passo como estratégia para melhorar a produtividade e a gestão do tempo no seu escritório é entender bem o funcionamento do seu negócio e identificar pontos de melhoria.
Analise todas as atividades do seu escritório, identificando informações necessárias para a conclusão de cada uma, os colaboradores envolvidos e recursos necessários — lembre-se que o tempo dos seus funcionários também é um recurso.
A partir dessas informações, identifique gargalos e entraves em cada um.
Busque descobrir quais são os principais problemas enfrentados pelos seus colaboradores para a conclusão das suas tarefas.
Talvez o acesso às informações ou a organização dos dados dos processos seja a maior dificuldade, por exemplo.
Com essas informações em mãos, você será capaz de criar planos de ação para resolver esses problemas e melhorar o andamento das atividades e a produtividade dos seus colaboradores.
Implemente as melhorias e avalie os resultados a curto, médio e longo prazo, realizando ajustes quando necessário.
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2. Trace objetivos claros e depois divida-os em metas menores
Esta é uma das coisas que ajudarão o seu escritório a ser mais produtivo não apenas na sua rotina, mas em todos os âmbitos.
Quando você sabe onde quer chegar você saberá também o que é necessário fazer! Esse exemplo é mais do que uma estratégia de produtividade, é foco e disciplina!
Se você não tem objetivos e nem almeja alcançar alguma meta, dificilmente chegará a algum lugar. Você precisa estabelecer uma meta maior, que será sua meta alvo, e metas menores, que serão as pequenas metas responsáveis por alcançar o seu alvo.
Por exemplo: vocês desejam dobrar as vendas no final de 3 meses, ok! Então, divida essa meta por mês, por semana e por dia. De modo que seja possível avaliar se estão atingindo este objetivo, ou não.
Se você tiver apenas a meta alvo e não colocar outras submetas que te ajudarão a chegar no seu alvo ficará difícil administrar o seu progresso e as suas chances de falhar são muito maiores.
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3. Livre-se dos excessos que não fazem parte da tarefa
Se existe algo que atrasa bastante a rotina de uma empresa é o acúmulo de papel nas mesas do escritório, prejudicando a performance dos funcionários, pois a papelada gera burocracia, tornando o cotidiano organizacional mais lento e complexo. Ou seja, os excessos afetam a produtividade e muitas vezes não têm nada de estratégia.
Por isso, usar a tecnologia para armazenar todas essas informações em softwares e aplicativos é uma excelente alternativa para desburocratizar processos e tornar a dinâmica de trabalho mais simples e ágil.
Por exemplo: a companhia pode utilizar sistemas de gerenciamento para o recebimento e envio de arquivos ou adotar um Helpdesk para o gerenciamento das solicitações de seus clientes.
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Sistemas de Gestão Empresarial
Adotar um sistema de gestão empresarial também é importante para automatizar tarefas e unificar as informações em um banco de dados moderno, para que os colaboradores possam acessar os dados sempre que necessário.
Outro ponto que merece atenção é o sistema de telefonia corporativa.
Em muitos casos, a pessoa precisa se deslocar da sua estação de trabalho para resolver assuntos em outros setores, afetando a sua produtividade.
Para corrigir esse problema, gestores e donos de negócio podem investir em soluções para melhorar a comunicação, como o PABX.
Dessa forma, pode-se falar com qualquer outro departamento de maneira simples e prática, por meio de ramais, sem precisar interromper o que está fazendo, nem se locomover para resolver problemas e tirar dúvidas.
4. Entenda quem é a sua persona e quais são os nichos do seu mercado
Essa não parece uma dica de produtividade, mas vem comigo que você vai entender.
Com o número de empresas que existem atualmente, a concorrência é muito grande. E essa concorrência acirrada exige que você produza cada vez mais e cometa cada vez menos erros.
Então, é preciso definir a sua persona, ou seja, o seu cliente ideal, antes de mais nada. Isso é estratégia.
Também é preciso definir nichos de mercado que condizem com aquilo que a sua empresa oferece, de modo que o trabalho dos seus colaboradores seja direcionado especificamente para aquilo que dê lucro para a empresa.
Sabendo em quem direcionar as estratégias, o trabalho acontece de forma mais rápida e dinâmica.
5. Gerencie os Handoffs
Handoffs são os pontos de transferência de informações ou responsabilidades entre diferentes pessoas ou áreas, durante um processo.
É importante fazer a gestão destes pontos, garantindo que a informação correta chegue para o responsável da forma esperada, em tempo adequado. Handoffs mal feitos podem causar rupturas no processo e impactar o resultado.
Uma dica é estabelecer regras para eles, padronizar as atividades e determinar pontos de aprovação. Além disso, autorizações excessivas podem ser eliminadas reduzindo os gargalos e o tempo de conclusão do trabalho.
Prontinho.
Seguindo essas 5 dicas você terá uma empresa muito mais produtiva e eficiente. Pode ter certeza disso.
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Agradeço a leitura e até a próxima.
